7 Bước vận hành spa chuyên nghiệp, hiệu quả tối ưu nhất

Quy trình vận hành spa chuyên nghiệp gồm những bước nào là một điều mà các bạn trẻ quan tâm khi bắt đầu khởi nghiệp. Một quy trình vận hành được tổ chức chặt chẽ và khoa học không chỉ giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn giúp spa của bạn phát triển bền vững.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về các thông tin cơ bản liên quan đến quy trình 7 bước vận hành spa chuyên nghiệp mà chủ spa cũng nên áp dụng để việc kinh doanh spa phát triển nhanh chóng, bền vững nhất!

Quy trình vận hành spa là gì?

Quy trình vận hành của một spa là chuỗi các hoạt động được thiết kế để đạt được một mục tiêu cụ thể. Qua việc áp dụng quy trình này, spa có thể tạo ra sự chuyên nghiệp, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đảm bảo đồng nhất về chất lượng dịch vụ.

Tại sao nên áp dụng quy trình vận hành spa chuyên nghiệp?

Trong mô hình Marketing 7P, quy trình là một trong 7 yếu tố quyết định đến quy mô và thành công của doanh nghiệp. Đối với spa, việc hiểu rõ và thực hiện các bước quy trình này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Một quy trình chuẩn sẽ đảm bảo kết quả tốt nhất và giảm thiểu rủi ro.

Xây dựng quy trình vận hành spa có vai trò quan trọng sau:

Phân quyền hợp lý cho nhân viên

Quản lý spa cần phân công công việc một cách hợp lý cho từng cá nhân hoặc nhóm. Điều này không chỉ đánh giá khả năng hoàn thành nhiệm vụ mà còn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

Giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành spa

Quy trình vận hành rõ ràng giúp hạn chế các sai sót. Ví dụ, khi khách hàng đặt lịch qua điện thoại, nếu quy trình không rõ ràng, lễ tân có thể bỏ sót thông tin quan trọng, gây khó khăn cho các bộ phận khác như tư vấn, bán dịch vụ hoặc marketing.

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Một quy trình vận hành spa rõ ràng giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và giảm áp lực, tránh sai sót. Tạo điều kiện làm việc thoải mái giúp họ tập trung hơn và nâng cao năng suất làm việc.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho spa

Áp dụng quy trình vận hành phù hợp giúp nâng cao chất lượng dịch vụ. Ví dụ, thông tin cơ bản từ khách hàng sẽ giúp tiếp tân sắp xếp lịch trình tư vấn viên. Điều này sẽ làm hài lòng khách hàng khi được đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác mà không cần phải chờ đợi lâu.

Quy trình 7 bước vận hành spa chuyên nghiệp nhất

Quy trình vận hành spa chuyên nghiệp chính là tiêu chí để đánh giá sự hài lòng của khách hàng cũng như khả năng họ quay trở lại. Các bước phục vụ được thiết kế một cách chỉn chu và khoa học sẽ tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng.

Vì vậy, việc xây dựng quy trình làm việc cụ thể và rõ ràng là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là những quy trình cần thiết khi vận hành một cơ sở spa để đạt hiệu quả tốt nhất.

Quy Trình Đón Khách

Quy trình đón khách đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm vận hành spa hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô, bộ phận lễ tân có thể là một người độc lập hoặc một nhóm nhỏ tiếp đón khách tại spa. Nhân viên lễ tân cần có nụ cười tươi tắn và đứng tại góc 45 độ so với cửa để chào đón. Sau đó, họ sẽ cúi chào nhẹ nhàng, thể hiện thái độ nhiệt tình và dẫn khách đến khu vực chờ đợi.

Trước khi bắt đầu thu thập thông tin, nhân viên lễ tân thường mời khách uống trà, nước suối hoặc thưởng thức bánh kẹo. Điều này giúp khách hàng cảm thấy được chào đón và thoải mái ngay khi đến spa.

Quy Trình Tư Vấn Dịch Vụ

Quy trình tư vấn dịch vụ thường gồm hai trường hợp:

+ Khách hàng đã tham khảo trước: Nhân viên sẽ yêu cầu trao đổi ngay về các gói dịch vụ mà khách hàng đã tìm hiểu trước đó hoặc đã được nhân viên tư vấn trước đó.

+ Khách hàng chưa xác định nhu cầu: Nhân viên cần tìm hiểu vấn đề mà khách hàng đang gặp phải để từ đó có thể gợi ý các gói dịch vụ hoặc sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của họ.

Xây dựng những quy trình này giúp spa tổ chức công việc một cách hợp lý, tăng cường trải nghiệm của khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Dù là trường hợp nào, nhân viên tư vấn cần phải có kiến thức chuyên môn và hiểu biết về các dịch vụ tại spa. Ngoài ra, thái độ và khả năng xử lý tình huống cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách hàng.

Quy Trình Bán Dịch Vụ

Sau khi tư vấn, nhân viên sẽ thông báo về giá cả và các chương trình ưu đãi hiện có. Đồng thời, họ cũng sẽ thông tin về thời gian dự kiến hoàn thành liệu trình cùng cam kết chất lượng dịch vụ từ phía spa. Đây là các bước cần thiết trong giai đoạn chốt đơn của quy trình vận hành spa chuyên nghiệp.

Cam kết và Thực Hiện Dịch Vụ

Giá cả và cam kết về chất lượng sản phẩm cần được đồng thuận với khách hàng trước khi tiến hành. Sau đó, nhân viên sẽ điền thông tin vào hồ sơ và yêu cầu khách hàng ký xác nhận. Điều quan trọng là tránh tình huống bắt đầu báo giá sau khi dịch vụ đã hoàn thành.

Quy Trình Thực Hiện Liệu Trình

Quy trình thực hiện trị liệu là giai đoạn đòi hỏi sự chuyên nghiệp nhất trong việc phục vụ tại spa. Nhân viên phải có kỹ năng và chuyên môn trước khi thực hiện dịch vụ cho khách. Họ cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn về chất lượng và thời gian của dịch vụ.

Các bước cụ thể của quy trình thực hiện trị liệu sẽ khác nhau ở từng liệu trình mà khách hàng chọn, nhưng về cơ bản sẽ diễn ra như sau:

+ Hướng dẫn khách hàng đến phòng spa.

+ Hỗ trợ khách thay quần áo hoặc quấn khăn.

+ Hướng dẫn khách tháo trang sức và các vật dụng cá nhân để nhân viên lưu giữ.

+ Thực hiện liệu trình theo đúng quy trình đã được xác nhận.

Để khách hàng cảm thấy thư giãn, kỹ thuật viên cần duy trì thái độ vui vẻ, tận tâm trong suốt quá trình trị liệu. Hỏi khách hàng liệu họ có cảm thấy thoải mái không và nhiệt tình giải đáp mọi thắc mắc.

Quy trình tiễn khách

Bước cuối cùng trong quá trình phục vụ tại spa là tiễn khách. Nhân viên thông báo và hỏi ý kiến của khách hàng sau khi kết thúc liệu trình. Họ cũng nhận xét về trải nghiệm dịch vụ và hướng dẫn khách hàng cách chăm sóc tại nhà.

Nhân viên kiểm tra lại số lượng, giá dịch vụ và các ưu đãi được áp dụng trước khi in hóa đơn. Cuối cùng, họ cảm ơn và chào tạm biệt khách hàng, hẹn gặp lại với thái độ niềm nở.

Quy trình đóng cửa spa Đóng cửa là quy trình để vận hành spa một cách cẩn thận để hạn chế rủi ro và mất mát tài sản. Vào cuối ngày, nhân viên cần vệ sinh sạch sẽ máy móc, trang thiết bị và dụng cụ làm việc. Họ cũng sắp xếp mỹ phẩm, giường nằm, khăn và các vật dụng khác để gọn gàng, ngăn nắp.

Bên cạnh đó, nhân viên cần kiểm tra hệ thống cửa và tắt tất cả các thiết bị điện để hạn chế hư hỏng hoặc mất mát tài sản cho cơ sở spa.

Quy trình chăm sóc khách hàng tại spa

Đây là bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng trong việc hoạt động hiệu quả của spa. Quá trình chăm sóc khách hàng sau khi trải qua liệu trình làm đẹp tại spa bao gồm các giai đoạn sau:

Cảm ơn khách hàng

Khi liệu trình kết thúc, các kỹ thuật viên và nhân viên lễ tân sẽ tỏ lòng biết ơn và hỏi ý kiến đánh giá từ khách hàng. Điều này nhằm mục đích giúp spa nâng cao chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn. Hơn nữa, để thể hiện sự tôn trọng và trân trọng, một số cơ sở cũng gửi thư cảm ơn viết tay hoặc qua email tới khách hàng.

Tiếp nhận phản hồi

Nhân viên chăm sóc khác hàng cần chọn thời điểm phù hợp để thu thập ý kiến phản hồi tùy thuộc vào từng loại liệu trình khác nhau. Ví dụ, spa có thể tiến hành khảo sát sau 1 – 2 tháng với các liệu trình kéo dài để đánh giá hiệu quả.

Duy trì liên lạc chăm sóc khách hàng sau bán

Nếu khách hàng đồng ý, nhân viên có thể gửi email, tin nhắn hoặc gọi điện thoại thông báo đến khách hàng các thông tin mới nhất từ spa.

Có thể là thông tin về các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, dịch vụ mới, hoặc thậm chí là lời chúc sinh nhật. Điều này giúp spa xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn và tạo ra một nhóm khách hàng trung thành.

TỔNG KẾT

Quy trình vận hành spa chuyên nghiệp theo các tiêu chuẩn đề ra giúp đảm bảo hoạt động diễn ra một cách thông nhất và hiệu quả. Đây cũng là cách để đánh giá mức độ chuyên nghiệp và đáng tin cậy của spa một cách chính xác nhất.

Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích và quan trọng. Nếu bạn muốn nhận tư vấn vận hành spa từ chuyên gia quản lý spa 10 năm kinh nghiệm với 8 cơ sở và hơn 200 nhân viên trên toàn quốc, hãy liên hệ với Dr.Spiller Việt Nam.

Chúng tôi đã tư vấn, đồng hành xây dựng quy trình vận hành spa chuyên nghiệp cho hơn 300 spa lớn, nhỏ trên toàn quốc.

Trở thành đại lý của Dr.Spiller bạn sẽ nhận ngay 5 quyền lợi sau:

+ Đào tạo nghề cho kỹ thuật viên

+ Đào tạo soi da, tư vấn, chốt sales

+ Đào tạo vận hành spa,  giám sát spa chuyên nghiệp cho đội ngũ quản trị

+ Hỗ trợ tư vấn đào tạo cho nhân viên Marketing

+ Hỗ trợ setup không gian spa theo chuẩn SkinLab

Thông tin liên hệ tư vấn vận hành spa

Dr.Spiller Việt Nam – Công ty TNHH Đầu tư 3R 

• Hotline tư vấn miễn phí: 1900232433/ 090 464 44 88
• Email: Info@dr-spiller.vn
• Website: Dr-Spiller.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/dr.spiller.vn
• Địa chỉ: Tầng 10 Tòa MHDI – 68 Nguyễn Cơ Thạch – Nam Từ Liêm – Hà Nội